Πώς να αποτρέψετε τις διαφωνίες απογραφής μεταξύ των αποθηκών 3PL και των πελατών τους

Οι αποθήκες logistics τρίτου μέρους (3PL) διαχειρίζονται συχνά το απόθεμα για πολλούς πελάτες κάτω από την ίδια στέγη. Κάθε πελάτης μπορεί να έχει διαφορετικά προϊόντα, χρονοδιαγράμματα παραλαβής, απαιτήσεις παραγγελιών, κανόνες ιδιοκτησίας αποθέματος και προσδοκίες αναφοράς. Όταν τα αρχεία αποθέματος δεν ταιριάζουν με το φυσικό απόθεμα, μπορεί να προκύψουν διαφωνίες για παλέτες που λείπουν, λανθασμένες ποσότητες, κατεστραμμένα αγαθά, καθυστερημένες ενημερώσεις ή μη καταγεγραμμένες κινήσεις αποθεμάτων.

Οι διαφωνίες αποθέματος μπορεί να καταναλώσουν πολύτιμο χρόνο για τους διαχειριστές αποθήκης, τις ομάδες εξυπηρέτησης πελατών και τους διαχειριστές λογαριασμών. Μπορεί επίσης να καθυστερήσουν την εκπλήρωση της παραγγελίας, να περιπλέξουν τη χρέωση και να αποδυναμώσουν τις σχέσεις με τους πελάτες. Η αποτροπή αυτών των διαφορών απαιτεί περισσότερα από την περιστασιακή καταμέτρηση των αποθεμάτων. Μια αποθήκη 3PL χρειάζεται συνεπή αρχεία συναλλαγών, σαφείς ευθύνες, αξιόπιστη διαχείριση τοποθεσίας και τεκμηριωμένη διαδικασία για τη διερεύνηση διαφορών.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς οι φορείς εκμετάλλευσης 3PL μπορούν να μειώσουν τις διαφορές αποθεμάτων με πελάτες, να βελτιώσουν την ιχνηλασιμότητα των αποθεμάτων και να θεσπίσουν πιο αξιόπιστες διαδικασίες ελέγχου αποθεμάτων.

1. Κατανοήστε τις κοινές αιτίες των διαφορών απογραφής 3PL

Διαφωνίες απογραφής συνήθως αναπτύσσονται όταν η φυσική κίνηση των αγαθών και τα αντίστοιχα αρχεία δεν συμφωνούν. Η αποθήκη μπορεί να περιέχει τα σωστά προϊόντα αλλά να καταγράφει λάθος ποσότητα ή τοποθεσία. Εναλλακτικά, το σύστημα απογραφής μπορεί να εμφανίζει αγαθά που δεν μπορούν να βρεθούν κατά τη διάρκεια μιας φυσικής επιθεώρησης.

Οι κοινές αιτίες περιλαμβάνουν:

• Λήψη ασυμφωνιών:Η ποσότητα που παραδίδεται διαφέρει από την παραγγελία αγοράς, την προειδοποίηση αποστολής ή τα έγγραφα παράδοσης.
• Μη καταγεγραμμένες κινήσεις μετοχών:Οι παλέτες μετακινούνται μεταξύ τοποθεσιών χωρίς να έχει ολοκληρωθεί η απαιτούμενη συναλλαγή.
• Σφάλματα επιλογής:Επιλέγονται λανθασμένες ποσότητες ή το απόθεμα κατανέμεται σε λάθος παραγγελία πελάτη.
• Ζημιές και ελλείψεις:Τα αγαθά είναι κατεστραμμένα, λείπουν ή δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν, αλλά η κατάσταση του αποθέματος δεν ενημερώνεται.
• Σύγχυση ιδιοκτησίας πελάτη:Τα προϊόντα που ανήκουν σε διαφορετικούς πελάτες δεν προσδιορίζονται σαφώς στα αρχεία της αποθήκης.
• Καθυστερημένες ενημερώσεις συστήματος:Οι φυσικές λειτουργίες ολοκληρώνονται πριν από την ενημέρωση των αρχείων απογραφής.
• Ασαφείς λειτουργικές ευθύνες:Η αποθήκη και ο πελάτης διαφωνούν σχετικά με το ποιος πρέπει να επαληθεύσει, να αναφέρει ή να εγκρίνει μια προσαρμογή αποθέματος.

Ο εντοπισμός της υποκείμενης αιτίας είναι σημαντικός. Η επανειλημμένη αλλαγή των ποσοτήτων αποθέματος χωρίς διερεύνηση της διαδικασίας που δημιούργησε την απόκλιση μπορεί να επιλύσει προσωρινά μια εγγραφή, ενώ θα επιτρέψει την επανεμφάνιση του ίδιου προβλήματος.

2. Καθιερώστε μια καθαρή διαδικασία επαλήθευσης λήψης

Η παραλαβή είναι ένα από τα πιο σημαντικά σημεία ελέγχου σε μια αποθήκη 3PL. Εάν η ποσότητα, η ταυτότητα του προϊόντος ή η κατάσταση των εισερχόμενων αγαθών καταγράφονται εσφαλμένα, το σφάλμα μπορεί να επηρεάσει κάθε επόμενη συναλλαγή αποθέματος.

Όταν φθάνουν τα εμπορεύματα, το προσωπικό της αποθήκης θα πρέπει να ακολουθεί μια συνεπή διαδικασία επαλήθευσης που ταιριάζει με τη συμφωνία παροχής υπηρεσιών και τις διαθέσιμες πληροφορίες για την αποστολή.

Μια πρακτική διαδικασία παραλαβής θα πρέπει να περιλαμβάνει:

1. Επαληθεύστε την αναφορά αποστολής και τον πελάτη ή τον λογαριασμό στον οποίο ανήκουν τα εμπορεύματα.
2. Συγκρίνετε τα ληφθέντα προϊόντα με τα σχετικά παραστατικά παράδοσης και τις αναμενόμενες πληροφορίες αποστολής.
3. Ελέγξτε το SKU, τον αριθμό παλετών, την ποσότητα και άλλα απαιτούμενα αναγνωριστικά.
4. Επιθεωρήστε ορατές ζημιές στη συσκευασία ή άλλες εξαιρέσεις σύμφωνα με τη διαδικασία παραλαβής.
5. Καταγράψτε ελλείψεις, υπερβολικές ποσότητες, αγνώστων στοιχείων αγαθών ή κατεστραμμένων αντικειμένων πριν ολοκληρώσετε τη συναλλαγή παραλαβής.
6. Αποτυπώστε αποδεικτικά στοιχεία όταν είναι απαραίτητο, όπως φωτογραφίες, υπογεγραμμένα έγγραφα παράδοσης ή αναφορές εξαίρεσης.
7. Επιβεβαιώστε ότι η εγγραφή λήψης έχει εισαχθεί στο σύστημα διαχείρισης αποθήκης.

Για παράδειγμα, εάν ένα έγγραφο παράδοσης περιλαμβάνει 24 παλέτες αλλά έχουν παραληφθεί μόνο 23, η διαφορά θα πρέπει να τεκμηριωθεί στο στάδιο της παραλαβής. Η εγγραφή 24 παλετών χωρίς επαλήθευση μπορεί να δημιουργήσει μια διαφωνία αργότερα, όταν ο πελάτης ζητήσει το απόθεμα που λείπει.

Η αποθήκη πρέπει επίσης να κάνει διάκριση μεταξύ μιας ποσότητας που επιβεβαιώνεται στην αποβάθρα και μιας ποσότητας που αναφέρεται από τον μεταφορέα ή τον προμηθευτή. Αυτοί οι αριθμοί μπορεί να είναι διαφορετικοί και τα αρχεία θα πρέπει να διατηρούν αυτή τη διάκριση όπου απαιτείται.

3. Ξεχωρίστε το απόθεμα πελατών ξεκάθαρα

Σε μια εγκατάσταση 3PL πολλών πελατών, η ιδιοκτησία του αποθέματος πρέπει να παραμένει σαφής ακόμη και όταν τα προϊόντα αποθηκεύονται στο ίδιο κτίριο ή στην ίδια ζώνη γενικής αποθήκευσης.

Η διαχείριση του διαχωρισμού πελατών μπορεί να γίνει μέσω αρχείων συστήματος αποθήκης, ετικετών προϊόντων, αναγνωριστικών παλετών, κωδικών τοποθεσίας ή συνδυασμού αυτών των στοιχείων ελέγχου. Η κατάλληλη μέθοδος εξαρτάται από τα συστήματα της αποθήκης, τις συμβάσεις πελατών, τα χαρακτηριστικά του προϊόντος και τις διαδικασίες λειτουργίας.

Οι σημαντικοί έλεγχοι περιλαμβάνουν:

• Αντιστοιχίστε κάθε εγγραφή αποθέματος στον σωστό λογαριασμό πελάτη.
• Χρησιμοποιήστε συνεπείς κανόνες SKU και αναγνώρισης προϊόντος.
• Διατηρήστε μια σαφή σχέση μεταξύ των αναγνωριστικών παλετών και των αρχείων αποθέματος.
• Καθορίστε εάν επιτρέπονται οι κοινόχρηστες σειρές ραφιών ή ζώνες αποθήκευσης.
• Επαληθεύστε την ιδιοκτησία του πελάτη πριν επιλέξετε, μεταφέρετε, ενοποιήσετε ή αποδεσμεύσετε αγαθά.
• Διατηρήστε περιορισμένο, σε καραντίνα ή αμφισβητούμενο απόθεμα διακριτό από το διαθέσιμο απόθεμα.

Διαφορετικοί πελάτες μπορεί να έχουν παρόμοια προϊόντα ή να χρησιμοποιούν διαφορετικούς κωδικούς για συγκρίσιμα προϊόντα. Το προσωπικό της αποθήκης δεν πρέπει να υποθέσει ότι οπτικά παρόμοια προϊόντα είναι εναλλάξιμα. Ο λογαριασμός πελάτη, τα στοιχεία SKU, παρτίδας ή παρτίδας, κατά περίπτωση, και η κατάσταση του αποθέματος θα πρέπει να ελέγχονται πριν ολοκληρωθεί μια συναλλαγή.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την οργάνωση της φυσικής αποθήκευσης, ανατρέξτε στον οδηγό του JINHUI Rackοργάνωση ραφιών παλετών σε αποθήκη 3PL με πολλούς πελάτες.

4. Καταγράψτε κάθε κίνηση αποθέματος

Διαφωνίες απογραφής συμβαίνουν συχνά όταν τα αγαθά μετακινούνται φυσικά αλλά η αντίστοιχη συναλλαγή συστήματος λείπει, καθυστερεί ή έχει εκχωρηθεί σε λάθος τοποθεσία.

Μια παλέτα μπορεί να μετακινηθεί από τη λήψη στην προσωρινή τοποθέτηση, στη συνέχεια σε μια θέση ραφιού, αργότερα σε μια περιοχή συλλογής και, τέλος, στην εξερχόμενη τοποθέτηση. Κάθε κίνηση θα πρέπει να ακολουθεί τη διαδικασία συναλλαγής της αποθήκης, έτσι ώστε το ιστορικό των αποθεμάτων να παραμένει ανιχνεύσιμο.

Για κάθε σχετική κίνηση, η αποθήκη πρέπει να καταγράφει:

• Το αναγνωριστικό προϊόντος ή παλέτας.
• Ο λογαριασμός πελάτη και το SKU.
• Οι αρχικές τοποθεσίες και οι τοποθεσίες προορισμού.
• Η ποσότητα μετακινήθηκε.
• Η ημερομηνία και ώρα συναλλαγής, όπως υποστηρίζεται από το σύστημα.
• Ο χειριστής ή η υπεύθυνη διαδικασία, όπου καταγράφεται.
• Ο λόγος της μετακίνησης, όταν απαιτείται.

Οι χώροι προσωρινής αποθήκευσης απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή. Εάν μια παλέτα μετακινηθεί σε μια ζώνη υπερχείλισης κατά τη διάρκεια μιας πολυσύχναστης περιόδου, η νέα τοποθεσία θα πρέπει να καταγράφεται αντί να αντιμετωπίζεται ως άτυπη θέση αποθήκευσης.

Τα συνεπή αρχεία τοποθεσίας βοηθούν επίσης τις ομάδες αποθήκης να διερευνήσουν εάν το απόθεμα που λείπει έχει πράγματι εγκαταλείψει την εγκατάσταση ή απλώς έχει μεταφερθεί σε άλλη θέση αποθήκευσης.

5. Χρησιμοποιήστε το Rack Location Management για να βελτιώσετε την ιχνηλασιμότητα

Ένα αρχείο απογραφής αποθήκης θα πρέπει να συνδέει το προϊόν με τη φυσική του θέση. Η γνώση ότι ένας πελάτης έχει 50 παλέτες συνολικά είναι λιγότερο χρήσιμο όταν η αποθήκη δεν μπορεί να προσδιορίσει πού αποθηκεύονται αυτές οι παλέτες.

Μια συνεπής δομή θέσης ραφιών μπορεί να περιλαμβάνει μια ζώνη, μια σειρά, μια αυλή και ένα επίπεδο αποθήκευσης. Η ακριβής μορφή θα πρέπει να είναι συμβατή με τη διάταξη της αποθήκης και το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων.

Για παράδειγμα, ένας κωδικός τοποθεσίας, όπως A-03-02-04, μπορεί να προσδιορίσει μια συγκεκριμένη ζώνη, σειρά, κόλπο και επίπεδο, αν έτσι έχει ορίσει η αποθήκη τη δομή τοποθεσίας της. Ο ίδιος ο κώδικας είναι χρήσιμος μόνο όταν εφαρμόζεται με συνέπεια και αντιστοιχίζεται στην πραγματική φυσική τοποθεσία.

Οι χρήσιμες πρακτικές περιλαμβάνουν:

• Σημειώστε τις θέσεις των ραφιών με σαφήνεια και συνέπεια.
• Διατηρήστε μια ακριβή αντιστοίχιση μεταξύ φυσικών θέσεων και αρχείων συστήματος.
• Η τοποθεσία εγγραφής αλλάζει αμέσως.
• Επαληθεύστε τον προορισμό πριν τοποθετήσετε μια παλέτα.
• Ελέγξτε τη φυσική τοποθεσία κατά τη διερεύνηση αποθέματος που λείπει ή δεν έχει τοποθετηθεί σωστά.
• Βεβαιωθείτε ότι οι προσωρινές τοποθεσίες περιλαμβάνονται στη διαδικασία ελέγχου αποθέματος.

Η ενοποίηση του συστήματος διαχείρισης αποθήκης μπορεί να υποστηρίξει περαιτέρω αυτή τη διαδικασία συνδέοντας τις συναλλαγές αποθεμάτων με συγκεκριμένες τοποθεσίες αποθήκευσης. Μάθετε περισσότερα στο άρθρο του JINHUI Rack γιαενσωμάτωση ραφιών παλετών με σύστημα διαχείρισης αποθήκης.

6. Καθορίστε την κατάσταση του αποθέματος και τους κανόνες χειρισμού εξαιρέσεων

Δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται κάθε παλέτα που υπάρχει φυσικά σε μια αποθήκη ως διαθέσιμο απόθεμα. Τα αγαθά ενδέχεται να έχουν υποστεί ζημιά, εν αναμονή επιθεώρησης, να υπόκεινται σε δέσμευση πελάτη, να εκχωρηθούν σε παραγγελία ή να περιμένουν επιβεβαίωση ιδιοκτησίας.

Εάν η διαχείριση αυτών των καταστάσεων δεν γίνεται με συνέπεια, ο πελάτης και η αποθήκη ενδέχεται να αναφέρουν διαφορετικές ποσότητες ακόμη και όταν και οι δύο αναφέρονται στο ίδιο φυσικό απόθεμα.

Μια αποθήκη πρέπει να ορίζει τις καταστάσεις αποθέματος που χρησιμοποιούνται στο σύστημά της και να εξηγεί πότε ισχύει κάθε κατάσταση.

Αυτές είναι ενδεικτικές κατηγορίες. Ένας χειριστής 3PL θα πρέπει να χρησιμοποιεί καταστάσεις που ταιριάζουν με τη διαμόρφωση του WMS, τις συμφωνίες πελατών και τις λειτουργικές απαιτήσεις του.

Όταν αναφέρεται μια ασυμφωνία, το επηρεαζόμενο απόθεμα θα πρέπει να αντιμετωπίζεται σύμφωνα με μια καθορισμένη διαδικασία. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον έλεγχο παρακείμενων τοποθεσιών, την ανασκόπηση των πρόσφατων συναλλαγών, την επιβεβαίωση των οδηγιών των πελατών και τον περιορισμό περαιτέρω μετακινήσεων όπου χρειάζεται.

7. Δημιουργήστε μια τυπική διαδικασία διερεύνησης ασυμφωνιών αποθέματος

Όταν ένας πελάτης αναφέρει έλλειψη ή πλεόνασμα αποθέματος, η αποθήκη θα πρέπει να ακολουθεί μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία έρευνας αντί να αλλάζει αμέσως την ποσότητα του συστήματος.

Μια δομημένη διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα.

1. Καταχωρίστε την ασυμφωνία:Καταγράψτε τον πελάτη, το SKU, την εν λόγω ποσότητα, την αναφερόμενη τοποθεσία και την ημερομηνία ανακάλυψης.
2. Επαληθεύστε το φυσικό απόθεμα:Ελέγξτε την αντιστοιχισμένη θέση ραφιών, τις κοντινές τοποθεσίες, τους χώρους προσωρινής αποθήκευσης και άλλες εγκεκριμένες τοποθεσίες που σχετίζονται με την έρευνα.
3. Έλεγχος ιστορικού συναλλαγών:Εξετάστε τα αρχεία παραλαβής, απόθεσης, αναπλήρωσης, συλλογής, μεταφοράς, επιστροφής και προσαρμογής.
4. Ελέγξτε τα δικαιολογητικά:Ελέγξτε τα αρχεία παράδοσης, τα έγγραφα παραγγελιών, τις φωτογραφίες, τις αναφορές εξαιρέσεων και άλλα διαθέσιμα στοιχεία.
5. Προσδιορίστε την πιθανή αιτία:Προσδιορίστε εάν η διαφορά προέκυψε από σφάλμα λήψης, σφάλμα τοποθεσίας, παράλειψη συναλλαγής, ζημιά, πρόβλημα επιλογής ή άλλη αιτία.
6. Συμφωνήστε για την επόμενη ενέργεια:Ακολουθήστε τη συμφωνημένη διαδικασία επικοινωνίας και έγκρισης πελατών για διορθώσεις, αξιώσεις ή διάθεση αποθέματος.
7. Τεκμηριώστε το αποτέλεσμα:Καταγράψτε τα ευρήματα της έρευνας, τις εγκεκριμένες προσαρμογές και τις διορθωτικές ενέργειες.

Για παράδειγμα, εάν το WMS εμφανίζει πέντε παλέτες, αλλά μόνο τέσσερις βρίσκονται στην αντιστοιχισμένη θέση ραφιού, η αποθήκη θα πρέπει να ελέγξει τα πρόσφατα αρχεία κίνησης και άλλες σχετικές τοποθεσίες προτού καταλήξει στο συμπέρασμα ότι λείπει μία παλέτα.

Η έρευνα θα πρέπει να κάνει διάκριση μεταξύ επιβεβαιωμένων γεγονότων και πιθανών εξηγήσεων. Εάν τα διαθέσιμα στοιχεία δεν μπορούν να τεκμηριώσουν την αιτία, η αναφορά θα πρέπει να αναφέρει ότι η απόκλιση παραμένει ανεπίλυτη αντί να παρουσιάζει μια υπόθεση ως επιβεβαιωμένο εύρημα.

8. Συμφωνήστε για τις ευθύνες και τα χρονοδιαγράμματα αναφοράς

Ο έλεγχος αποθέματος είναι μια κοινή λειτουργική διαδικασία μεταξύ ενός παρόχου 3PL και των πελατών του. Οι διαφορές μπορεί να γίνουν πιο δύσκολο να επιλυθούν όταν τα μέρη έχουν διαφορετικές προσδοκίες σχετικά με το τι πρέπει να ελεγχθεί, ποια στοιχεία πρέπει να προσκομιστούν ή πότε πρέπει να αναφερθεί μια ασυμφωνία.

Οι συμφωνίες πελατών και οι λειτουργικές διαδικασίες θα πρέπει να διευκρινίζουν τις ευθύνες για θέματα όπως:

• Παροχή ακριβών πληροφοριών εκ των προτέρων αποστολής και προϊόντων.
• Επιβεβαίωση απαιτήσεων SKU, ποσότητας και χειρισμού.
• Τεκμηρίωση ελλείψεων, υπερβολικών αγαθών και ορατών ζημιών κατά την παραλαβή.
• Εξουσιοδότηση προσαρμογών αποθέματος όπου απαιτείται.
• Αναφορά αποκλίσεων επιλογής, αποστολής και αποθέματος.
• Παροχή αποδεικτικών στοιχείων για αμφισβητούμενες συναλλαγές.
• Καθορισμός επαφών κλιμάκωσης για ανεπίλυτες υποθέσεις.

Τα χρονοδιαγράμματα υποβολής εκθέσεων θα πρέπει να συμφωνούνται εκ των προτέρων και να αντικατοπτρίζουν τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Για παράδειγμα, τα μέρη μπορούν να καθορίσουν πότε πρέπει να αναφέρεται μια εξαίρεση λήψης και πόσο γρήγορα θα πρέπει να παρέχεται μια ενημέρωση έρευνας.

Είναι επίσης χρήσιμο να καθιερωθεί μια τακτική συνάντηση επανεξέτασης για επαναλαμβανόμενες αποκλίσεις. Η από κοινού αναθεώρηση μοτίβων μπορεί να βοηθήσει και τα δύο μέρη να διορθώσουν προβλήματα ανάντη, όπως ανακριβείς πληροφορίες αποστολής ή ασαφείς κανόνες αναγνώρισης προϊόντων.

9. Χρησιμοποιήστε τη μέτρηση κύκλου για να ανιχνεύσετε προβλήματα έγκαιρα

Η τακτική καταμέτρηση κύκλων μπορεί να εντοπίσει διαφορές ποσότητας και τοποθεσίας προτού εξελιχθούν σε μεγαλύτερες επιχειρησιακές διαφορές. Αντί να περιμένουν ένα παράπονο πελάτη ή μια πλήρη καταμέτρηση φυσικού αποθέματος, οι ομάδες αποθήκης ελέγχουν επιλεγμένα SKU, θέσεις ραφιών ή ομάδες αποθεμάτων σύμφωνα με ένα προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα.

Η συχνότητα καταμέτρησης πρέπει να αντικατοπτρίζει τους κινδύνους αποθεμάτων της αποθήκης, τον όγκο συναλλαγών, την αξία του προϊόντος, τις προηγούμενες αποκλίσεις και τις λειτουργικές απαιτήσεις.

Κατά τη διάρκεια μιας καταμέτρησης, το προσωπικό θα πρέπει να επαληθεύει την ταυτότητα του προϊόντος, τη φυσική ποσότητα, τη θέση του ραφιού και την κατάσταση του σχετικού αποθέματος. Εάν διαπιστωθεί διαφορά, η αποθήκη θα πρέπει να τη διερευνήσει πριν προβεί σε προσαρμογή.

Η μέτρηση κύκλου είναι πιο χρήσιμη όταν συνδέεται με μια διαδικασία διορθωτικής δράσης. Εάν ο ίδιος τύπος ασυμφωνίας εμφανίζεται επανειλημμένα κατά την παραλαβή ή την αναπλήρωση, η αποθήκη θα πρέπει να ελέγξει αυτήν τη ροή εργασιών αντί να βασίζεται αποκλειστικά σε πιο συχνές μετρήσεις.

Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλπώς να διαχειριστείτε την καταμέτρηση του κύκλου αποθέματος ραφιών παλετών σε μια αποθήκη.

10. Διατηρήστε αξιόπιστα αποδεικτικά στοιχεία για αξιώσεις αποθέματος

Τα σαφή στοιχεία βοηθούν τον χειριστή και τον πελάτη 3PL να κατανοήσουν τι συνέβη και να αποφασίσουν για το κατάλληλο επόμενο βήμα. Οι απαιτήσεις αποδεικτικών στοιχείων θα πρέπει να είναι ανάλογες με τη συναλλαγή και να καθορίζονται στη συμφωνία παροχής υπηρεσιών ή στη διαδικασία λειτουργίας.

Ανάλογα με την κατάσταση, χρήσιμα αρχεία μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Παράδοση εγγράφων και παραλαβή εκθέσεων.
• Αναγνωριστικά προϊόντος, παλέτας ή αποστολής.
• Συναλλαγές αποθεμάτων με χρονική σήμανση.
• Εγγραφές αλλαγών θέσης ραφιών.
• Φωτογραφίες κατεστραμμένων εμπορευμάτων ή συνθηκών αποστολής.
• Αρχεία συλλογής, συσκευασίας και αποστολής.
• Εγκεκριμένες προσαρμογές αποθέματος.
• Σημειώσεις έρευνας και επικοινωνίες πελατών.

Τα αρχεία θα πρέπει να διατηρούνται σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης εγγράφων του οργανισμού, τις συμφωνίες πελατών και τις ισχύουσες απαιτήσεις. Η πρόσβαση στα δεδομένα αποθέματος πελατών θα πρέπει επίσης να ελέγχεται, έτσι ώστε ευαίσθητες πληροφορίες να είναι διαθέσιμες μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό.

Ο στόχος δεν είναι να συλλέγουμε χαρτιά χωρίς σκοπό. Πρόκειται για τη διατήρηση επαρκών αξιόπιστων πληροφοριών για τον εντοπισμό των κινήσεων του αποθέματος, την επαλήθευση εξαιρέσεων και την εξήγηση του τρόπου λήψης μιας απόφασης.

11. Μετρήστε την ακρίβεια του αποθέματος και τις τάσεις διαφορών

Μια αποθήκη 3PL μπορεί να χρησιμοποιήσει λειτουργικούς δείκτες για να εντοπίσει επαναλαμβανόμενα προβλήματα αποθέματος και να αξιολογήσει εάν οι διορθωτικές ενέργειες είναι αποτελεσματικές.

Οι μετρήσεις πρέπει να ερμηνεύονται στο πλαίσιο. Ένας μεγάλος αριθμός προσαρμογών, για παράδειγμα, μπορεί να υποδηλώνει αδυναμία διαδικασίας, αλλά μπορεί επίσης να αντικατοπτρίζει τον καλύτερο εντοπισμό σφαλμάτων που δεν έχουν καταγραφεί στο παρελθόν. Η ανασκόπηση των αιτιών παράλληλα με τους αριθμούς παρέχει μια πιο χρήσιμη εικόνα της απόδοσης του ελέγχου αποθέματος.

12. Συνήθη λάθη που αυξάνουν τις διαφορές αποθεμάτων

Ενημέρωση αποθέματος χωρίς φυσική επαλήθευση

Η αλλαγή μιας ποσότητας συστήματος απλώς και μόνο επειδή διαφέρει από μια αναφορά πελάτη μπορεί να αποκρύψει την πραγματική αιτία. Επαληθεύστε το σχετικό ιστορικό αποθεμάτων και συναλλαγών πριν εγκρίνετε μια προσαρμογή.

Αφήνοντας προσωρινές τοποθεσίες εκτός συστήματος

Τα αγαθά που τοποθετούνται σε περιοχές υπερχείλισης, στάσης ή επιθεώρησης μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστούν όταν δεν καταγράφονται οι τοποθεσίες τους. Οι προσωρινές τοποθεσίες θα πρέπει να περιλαμβάνονται στη διαδικασία ελέγχου απογραφής.

Ανάμειξη παρόμοιων προϊόντων χωρίς σαφή αναγνώριση

Παρόμοιες συσκευασίες ή περιγραφές προϊόντων μπορεί να οδηγήσουν σε λάθη επιλογής και παραλαβής. Χρησιμοποιήστε τα πεδία αναγνώρισης και τις ετικέτες που απαιτούνται από τις διαδικασίες απογραφής της αποθήκης.

Αποτυχία καταγραφής κατεστραμμένων ή διατηρούμενων αποθεμάτων

Εάν το κατεστραμμένο ή περιορισμένο απόθεμα παραμένει καταγεγραμμένο ως διαθέσιμο, ο πελάτης μπορεί να αναμένει αγαθά που δεν μπορούν να αποδεσμευτούν. Ενημερώστε την κατάσταση του αποθέματος και τεκμηριώστε την εξαίρεση σύμφωνα με τη συμφωνημένη διαδικασία.

Βασιζόμενοι στην Άτυπη Επικοινωνία

Οι προφορικές εξηγήσεις από μόνες τους ενδέχεται να μην παρέχουν αρκετές πληροφορίες για την επίλυση μιας αμφισβητούμενης συναλλαγής αργότερα. Σημαντικές αποφάσεις, εγκρίσεις και ευρήματα θα πρέπει να τεκμηριώνονται στο κατάλληλο σύστημα ή αρχείο.

Διόρθωση μεμονωμένων λαθών χωρίς αντιμετώπιση των αιτιών τους

Οι επαναλαμβανόμενες αποκλίσεις μπορεί να υποδηλώνουν ότι μια διαδικασία παραλαβής, επιλογής, μεταφοράς ή εκπαίδευσης χρειάζεται βελτίωση. Ελέγξτε τα επαναλαμβανόμενα μοτίβα και αναθέστε διορθωτικές ενέργειες σε ένα υπεύθυνο άτομο ή ομάδα.

Λίστα ελέγχου για την πρόληψη διαφορών απογραφής 3PL

Οι διαχειριστές αποθήκης μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ακόλουθη λίστα ελέγχου όταν εξετάζουν τις διαδικασίες ελέγχου αποθεμάτων με πελάτες.

Συχνές Ερωτήσεις

Τι προκαλεί διαφωνίες απογραφής μεταξύ αποθηκών 3PL και πελατών;

Συνήθεις αιτίες περιλαμβάνουν τη λήψη διαφορών ποσότητας, τις μη καταγεγραμμένες κινήσεις αποθεμάτων, τις λανθασμένες τοποθεσίες ραφιών, τα σφάλματα επιλογής, τα κατεστραμμένα αγαθά, τη ασαφή ιδιοκτησία του αποθέματος και τις ασυνεπείς εγγραφές κατάστασης αποθέματος.

Πώς μπορεί μια αποθήκη 3PL να αποδείξει ότι ελήφθη το απόθεμα;

Η αποθήκη μπορεί να διατηρεί αρχεία παραλαβής που προσδιορίζουν την αποστολή, το προϊόν, την επαληθευμένη ποσότητα, την ημερομηνία παραλαβής και τυχόν εξαιρέσεις. Δικαιολογητικά έγγραφα και φωτογραφίες μπορεί επίσης να είναι χρήσιμα όπου χρειάζεται.

Τι πρέπει να κάνει ένα 3PL όταν το φυσικό απόθεμα δεν ταιριάζει με το WMS;

Επαληθεύστε το φυσικό απόθεμα, ελέγξτε τις σχετικές τοποθεσίες και το ιστορικό συναλλαγών, εξετάστε τα δικαιολογητικά έγγραφα και διερευνήστε την πιθανή αιτία. Οποιαδήποτε προσαρμογή θα πρέπει να ακολουθεί τις διαδικασίες εξουσιοδότησης και τεκμηρίωσης της αποθήκης.

Πώς μπορούν οι αποθήκες 3PL να αποτρέψουν τη μίξη του αποθέματος διαφορετικών πελατών;

Χρησιμοποιήστε σαφή αρχεία ιδιοκτησίας πελατών, συνεπή αναγνωριστικά προϊόντων, καθορισμένους κανόνες τοποθεσίας και διαδικασίες επαλήθευσης συναλλαγών. Οι κοινόχρηστοι χώροι αποθήκευσης θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο όπου τα συστήματα και οι κανόνες λειτουργίας της αποθήκης μπορούν να διατηρήσουν αξιόπιστη αναγνώριση αποθέματος.

Επηρεάζει το ράφι παλετών την πρόληψη διαφορών απογραφής;

Ναί. Μια σαφώς οργανωμένη διάταξη ραφιών και συνεπής αναγνώριση τοποθεσίας μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους να βρουν προϊόντα και να επαληθεύσουν το φυσικό απόθεμα. Ωστόσο, απαιτούνται επίσης ακριβή αρχεία απογραφής και πειθαρχημένες διαδικασίες συναλλαγών.

Πόσο συχνά πρέπει μια αποθήκη 3PL να συμβιβάζει το απόθεμα με τους πελάτες της;

Το κατάλληλο χρονοδιάγραμμα εξαρτάται από τον όγκο συναλλαγών, τον κίνδυνο αποθέματος, τις συμφωνίες πελατών και τις προηγούμενες αποκλίσεις. Οι τακτικές αναφορές και οι προγραμματισμένες αξιολογήσεις μπορούν να βοηθήσουν στον έγκαιρο εντοπισμό διαφορών, ενώ η καταμέτρηση κύκλων παρέχει συνεχή φυσική επαλήθευση.

Σύναψη

Η αποτροπή διαφορών απογραφής μεταξύ των αποθηκών 3PL και των πελατών τους απαιτεί μια συνεπή σύνδεση μεταξύ φυσικών αγαθών, τοποθεσιών αποθήκης, συναλλαγών συστήματος και συμφωνιών πελατών. Η ακριβής παραλαβή, η σαφής ιδιοκτησία του αποθέματος, οι τεκμηριωμένες κινήσεις των αποθεμάτων και μια δομημένη διαδικασία διερεύνησης αποκλίσεων συμβάλλουν στη μείωση της αβεβαιότητας.

Οι διαχειριστές αποθηκών θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιούν καταμέτρηση κύκλων και αναθεωρήσεις απόδοσης για να εντοπίσουν επαναλαμβανόμενα προβλήματα προτού επηρεάσουν τις παραγγελίες πελατών ή τις εμπορικές σχέσεις. Όταν συμβαίνουν αποκλίσεις, αξιόπιστα στοιχεία και σαφώς καθορισμένες ευθύνες διευκολύνουν τον προσδιορισμό του τι συνέβη και τη συμφωνία για τα επόμενα βήματα.

Συνδυάζοντας οργανωμένη αποθήκευση παλετών με ακριβή αρχεία αποθεμάτων και συνεπείς διαδικασίες λειτουργίας, οι αποθήκες 3PL μπορούν να βελτιώσουν την ιχνηλασιμότητα του αποθέματος, να υποστηρίξουν πιο αξιόπιστη εκπλήρωση παραγγελιών και να δημιουργήσουν ισχυρότερες σχέσεις με τους πελάτες.

Η JINHUI Rack παρέχει βιομηχανικές λύσεις ραφιών παλετών για διαφορετικές απαιτήσεις αποθήκευσης αποθήκης. Για μια κατάλληλη διαμόρφωση αποθήκευσης, μοιραστείτε τη διάταξη της αποθήκης, τις διαστάσεις της παλέτας, τις απαιτήσεις φορτίου και τις λειτουργικές σας ανάγκες με την ομάδα.

WhatsApp: +86 185 0252 7163

E-mail: info@jhrack.com